Comment organiser un déjeuner d’affaires ?

Lors de la signature d’un contrat, ou pour développer les relations avec les clients ou les fournisseurs, le déjeuner d’affaires est une étape incontournable. Le bon déroulement de cet événement est crucial pour la suite des relations de travail avec les partenaires de l’entreprise. Où l’organiser ? Comment lancer les invitations ? Quels sont les petits détails qui font la différence ? Voici tous les éléments à ne pas négliger pour réussir l’organisation de votre déjeuner d’affaires.

Le déjeuner d’affaires : où l’organiser ?

Le choix du lieu doit être mûrement réfléchi et choisi en fonction de plusieurs critères. Si les déjeuners d’affaires ont longtemps été organisés dans des restaurants, la tendance est maintenant aux repas professionnels pris dans les locaux de l’entreprise.

Déjeuner dans un restaurant

Si vous souhaitez que le déjeuner d’affaires ait lieu dans un restaurant, il y a plusieurs règles à respecter pour bien le choisir. Le repas d’affaires est un moment de discussions, d’échanges, et il est essentiel de pouvoir bénéficier d’une atmosphère calme qui permette d’entendre les autres convives. Certains restaurants sont très bruyants, il est préférable de vérifier sur place avant de réserver. Parfois, la confidentialité peut être nécessaire en fonction des sujets abordés. Là encore, il faut s’assurer d’une certaine distance entre les tables pour maintenir l’intimité nécessaire au bon déroulé de la réunion. Certains restaurants proposent des espaces réservés aux repas professionnels.

Le rythme des services et le type de menus proposés, font également partie des critères de sélection. Un repas d’affaires n’est pas un repas de famille, durant lequel on consomme souvent des plats très copieux. Des mets plus légers, ou végétariens, peuvent être envisagés. Le déjeuner ne doit pas durer trop longtemps (1 heure 30 maximum est une bonne moyenne). À l’inverse, un service expéditif pourrait être perçu comme un manque de considération par les invités.

Déjeuner dans les locaux de l’entreprise

Les déjeuners d’affaires peuvent avoir lieu dans l’enceinte de l’entreprise. Que votre lieu de travail bénéficie ou non d’un club de direction, organiser ces évènements dans vos murs permet aux participants de visiter les locaux, de rencontrer les équipes, mettant ainsi en valeur les ressources de l’entreprise. C’est idéal pour faire découvrir vos qualités à de nouveaux partenaires.

Déjeuner dans les locaux de l’entreprise a l’avantage de régler les problèmes de confidentialité ou d’ambiance trop bruyante. Il suffit de disposer de locaux agréables prévus à cet effet (éviter le déjeuner dans la salle de réunion) et de veiller à la qualité de la décoration et du service. Le grand choix de plateaux repas proposés par les traiteurs d’entreprise permet de commander facilement des menus variés qui plairont à tous les convives.

Le Cercle, traiteur pour entreprise en région parisienne, propose une grande offre de plateaux repas en Île-de-France, avec des plats composés d’ingrédients sains, sélectionnés auprès de producteurs locaux. L’entreprise a à cœur de diminuer l’empreinte écologique des emballages alimentaires. Elle a mis en place un système de plateaux réutilisables et de vaisselle design, récupérés après usage. Enfin, pour les imprévus de dernière minute, lecercle.fr propose des plateaux repas à commander le jour même : parfait pour les invités surprises.

Les détails importants pour un déjeuner d’affaires réussi

Envoyer les invitations à temps, relancer si besoin

Pour fixer une date qui convienne à tous, vous pouvez vous renseigner au préalable sur les disponibilités de chacun des participants. Les invitations doivent être envoyées au moins une semaine à l’avance et contenir une rsvp (répondez s’il vous plait). Il ne faut pas hésiter à envoyer une relance si l’un des invités ne s’est pas manifesté.

Se renseigner sur les goûts des invités

Un bon moyen d’éviter les impairs lors du choix du restaurant ou de la commande auprès du traiteur, est de se renseigner sur les préférences de chacun, en cas de régime alimentaire particulier, par exemple. Si ces informations sont difficiles à obtenir, le mieux est d’opter pour une restauration traditionnelle, qui conviendra à tous.

 

Commander les plateaux repas

Dans le cas où vous optez pour le déjeuner d’affaires au sein de l’entreprise, il faut simplement anticiper la commande des plateaux repas. Ce mode de restauration permet de respecter les goûts et les régimes alimentaires de chacun. Il offre un cadre propice aux discussions de travail, tout en dégustant des plats de qualité. Les repas, réalisés par des chefs, bénéficient d’une présentation soignée qui n’a rien à envier aux restaurants étoilés. En fonction du budget alloué à cet événement, vous pouvez choisir parmi une grande variété d’ingrédients de qualité pour surprendre vos invités.

Réserver le restaurant

Vous avez choisi un restaurant qui offre des prestations adaptées à l’organisation d’un déjeuner d’affaires ? Il vous reste à vérifier qu’il est situé non loin du lieu de travail des invités, de façon à limiter le temps de déplacement. Pensez également à sélectionner un restaurant qui propose des facilités de stationnement, si les invités se rendent sur place en voiture.

Des petits plus pour une organisation parfaite

Un représentant de l’entreprise doit être présent sur les lieux pour accueillir les invités. Rien de tel pour les mettre dans de bonnes dispositions pour la suite du déjeuner. En arrivant en avance au restaurant, vous pourrez vérifier que l’emplacement de la table et le nombre de participants correspondent à votre demande, et dialoguer avec le personnel pour préciser vos attentes durant le repas. Dans les locaux de l’entreprise, vous devrez contrôler la bonne réception des plateaux repas, l’organisation du service à table, la décoration, pour que tout soit parfait pour recevoir les convives.

Organiser un déjeuner d’affaires est une bonne stratégie pour renforcer les relations commerciales avec les partenaires de l’entreprise, ou lancer un nouveau partenariat. Vous obtiendrez les résultats escomptés avec une organisation efficace, un accueil chaleureux et une cuisine de qualité.

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